Nieuwsbrief november 2016
Hoe komt een Exquise functie tot stand: BIG-herregistratie
Joost Querido kwam na zijn studie politicologie in dienst bij Vertimart. Hij gaf jaren leiding aan de helpdesk. Vanaf 2002 is Joost zich bezig gaan houden met het begeleiden van tandartspraktijken en tandtechnische laboratoria. Zijn specialisatie is het optimaliseren van informatiestromen en communicatie. In dit interview vertelt Joost hoe een van de Exquise functionaliteiten tot stand is gekomen. Een mooi voorbeeld van software ondersteuning in de praktijkvoering.
Wat was de aanleiding?
Vlak na de jaarwisseling kregen wij van klanten vragen over het invullen van de BIG-herregistratie. Men wilde informatie over gewerkte uren en uitgevoerde verrichtingen. Al die gegevens “zitten” natuurlijk in Exquise, maar je moet wel weten waar je het kan terugvinden. Om het makkelijk te maken voor onze klanten zochten we naar een manier om de informatie in één keer uit Exquise te halen.
Hoe heb je dat aangepakt?
Eerst hebben we gekeken welke eisen er werden gesteld door het BIG-register aan de bewijsvoering. Aan de hand daarvan hebben wij bepaald welke gegevens nodig zijn en op welke manier die gerepresenteerd moeten worden. Onze softwareontwikkelaars hebben dat vervolgens in Exquise gebouwd.
Was het daarmee klaar?
Wij dachten dat het daarmee af was. Om te verifiëren of dit zo was namen wij contact op met het BIG-register. Na enig heen en weer getelefoneer kregen we relatief snel de juiste persoon bij het BIG-register te pakken en die ging onze uitwerking intern bespreken. Na een paar dagen kregen we een akkoord. Dat was mooi, want dan konden onze klanten er snel mee aan de slag.
Vanaf dat moment konden Exquisegebruikers direct gebruik maken van het nieuwe overzicht.
Inmiddels was ook de KNMT druk bezig om haar leden te informeren. Wij onderhielden met hen een nauw contact over de mogelijkheden.
Aan het eind van de zomer deed het BIG-register het verzoek om ook de uren en prestaties van 2016 mee te nemen in de rapportage. We hebben dat in een update meegenomen.
Kan iedereen met deze uitdraai zich herregistreren?
Bij het ontwikkelen van de uitdraai voor de herregistratie zijn wij er vanuit gegaan dat men in de praktijk de juiste agenda-inrichting heeft. Dat wil zeggen dat de medewerker die aan een agendaboek gekoppeld is overeenkomt met de medewerker op wiens naam de prestaties worden ingevoerd. Maar we zijn praktijken tegengekomen die bijvoorbeeld alle agenda’s gekoppeld hebben aan één medewerker. Die medewerker heeft dan heel veel uren en de anderen geen. Ook komen we praktijken tegen die nog geen elektronische agenda hebben.
Is dit op te lossen?
Om deze praktijken toch een goede oplossing te bieden hebben wij een voorstel gedaan naar ons contact bij het BIG-register. Daar bleek men dit probleem te kennen en ook daar zocht men naar een oplossing. Ons oplossingsvoorstel is gebaseerd op het concept dat in de tandartspraktijk de agendatijd en de omzet aan elkaar zijn gerelateerd. Zeker als je kijkt naar een langere periode. Ons voorstel was letterlijk:
De omzet die een tandarts maakt, doet hij in een bepaalde tijd. Als hij voor de afgelopen maand weet hoeveel uur hij gewerkt heeft, kan onze software tonen hoeveel omzet hij heeft gemaakt. De omzet gedeeld door het aantal uren geeft dan een omzet per uur. Als hij zijn omzet van een jaar dan deelt door de omzet per uur, dan weet hij het aantal uren.
Bij het BIG-register was men erg blij men deze oplossing. Men stelde wel als eis dat de uitdraai met de resultaten duidelijk is voorzien van de naam van de zorgverlener, de periode en de naam van het softwareprogramma waarmee het gemaakt was. De Exquise gebruikers kunnen zo met behulp van de statistiek verrichtingen eenvoudig de juiste bewijslast indienen.
Gaat het vaker zo met softwareontwikkeling?
Ik vind dat de BIG-herregistratie een mooi voorbeeld is om inzicht te geven in onze manier van werken. Het illustreert mooi onze dagelijkse werk. Nauw contact met overheden, koepelorganisaties en proactief te werken zorgt ervoor dat wij de gebruiker op de juiste manier kunnen ondersteunen. En daarbij gaat het niet alleen altijd hoe wij onze klanten kunnen helpen om te voldoen aan wet en regelgeving, maar ook hoe wij dat voor onze klanten zo makkelijk mogelijk kunnen maken.
Alle 6 de winnaars van onze Social Media Winactie: van harte gefeliciteerd! Volg Vertimart (ook) via onze social media kanalen Facebook en Twitter om zo op de hoogte te blijven van het laatste Vertimart-nieuws en bijvoorbeeld onze aanwezigheid op beurzen en congressen. Ook laten wij regelmatig tips en trucs zien die het werken met Exquise nèt weer even efficiënter kunnen maken.
Volg ons (dus) ook! Klik op onderstaande logo’s om de desbetreffende pagina’s te bezoeken om ons te “liken” en te “volgen”:
Datasafety
Op 24 mei 2016 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. De AVG is vanaf 25 mei 2018 van toepassing en gaat dan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) vervangen.
Er is dus nog een periode van anderhalf jaar om u voor te bereiden.
Wij zetten de belangrijkste zaken voor u op een rijtje:
- Het digitaal overdragen van persoonsgegevens aan een andere partij moet beveiligd zijn.
- De praktijk moet beleid bepalen en borgen op het gebied van gegevensbescherming.
- U bent verantwoordelijk voor de keten van bewerkers en het afsluiten van bewerkersovereenkomsten.
- U dient een register bij te houden van verwerkingsactiviteiten.
- U dient eventuele datalekken te documenteren en als nodig te melden.
- U dient een ‘Gegevensbeschermingseffectbeoordeling’, beter bekend als de Privacy Impact Assessment (PIA) uit te voeren.
- U dient tevoren toestemming te vragen om gegevens digitaal vast te leggen en te delen. Deze toestemming dient geregistreerd te worden. Het intrekken van toestemming moet eenvoudig zijn en betrokkenen moeten op deze mogelijkheid gewezen worden vóórdat zij hun toestemming geven.
- U dient de patiënt on-line inzage te verschaffen in het dossier en in de verwerkingsactiviteiten.
Datasafety
Om de naleving van de verordening aan te tonen kan het goed zijn om op basis van normering het beleid vorm te geven. Wij zijn op dit moment druk doende een specifiek daartoe ingericht digitaal portaal in te richten waarmee u op een eenvoudige manier beleid op het gebied van datasafety voor uw praktijk kan implementeren. Eventueel ondersteund door certificering.
Dit levert u diverse voordelen:
- Continuïteit van uw organisatie.
- Voldoen aan verplichting naar uw patiënten.
- Vertrouwen uitstralen naar uw buitenwereld.
- U voldoet aantoonbaar aan wettelijke en contractuele eisen.
- Continu bewust van het belang van datasafety (Meer dan 80% van de beveiligingsincidenten komen van binnenuit).
Wij zullen u hierover binnenkort nader informeren.
Exquise tip
Wist u dat een behandelaar zijn reeds in de wachtkamer aanwezige patiënten kan zien, zonder de hele dagagenda in beeld te hebben?
Aan de balie wordt een patiënt aangevinkt als “in de wachtkamer”:
Bij de behandelaar waar deze afspraak gemaakt is, verschijnt dan de patiënt in beeld:
Deze functie kunt u zelf activeren in het instellingen scherm van Exquise:
