Versie: Dcm Privacyverklaring 250924

We vinden het bij Vertimart – en bij onze dienst Dataviewer – erg belangrijk dat er goed met uw gegevens om wordt gegaan. Graag lichten wij toe welke gegevens we verzamelen, en wat u kunt doen als u het daar niet mee eens bent.

1 Inleiding:

We gaan altijd vertrouwelijk met uw gegevens om. Dat is de essentie van deze verklaring. Alle informatie wordt veilig opgeslagen en is alleen toegankelijk voor die mensen die daartoe gerechtigd zijn. Dit realiseren we middels technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Zo voorkomen we dat er met uw gegevens verkeerde dingen door verkeerde mensen kunnen worden gedaan.

2 Wat leggen we vast en waarom?

We verzamelen persoonsgegevens van (potentiële) klanten en bezoekers. Dit doen we voor de uitvoering van de overeenkomst die u met Vertimart afsluit en in een aantal gevallen vanuit een wettelijke verplichting (facturatie). We verwerken niet meer informatie dan nodig is voor de uitvoering van deze overeenkomst en zorgen er zo goed mogelijk voor dat deze informatie correct is. Vertimart verwerkt geen bijzondere informatie.

Welke gegevens kunnen we van u vastleggen:

Naam-, adres- en woonplaatsgegevens van u en de organisatie waarvoor u werkt/optreedt
Functie – om u zo van expliciet relevante informatie te kunnen voorzien
Telefoonnummers, e-mail- en eventueel socialmedia adressen – om contact met u te kunnen opnemen

Wanneer u meer informatie wil over de persoonsgegevens die mogelijk van u zijn vastgelegd, neem dan contact met ons op. U heeft het recht op inzage, rectificatie, bezwaar, wissing of beperking van de verwerkingen en data-portabiliteit. In veel gevallen heeft u toegang tot het klantportaal waarin u de vastgelegde gegevens kan inzien, wijzigen en zelfs verwijderen.

We krijgen natuurlijk ook de beschikking over gegevens van onze klanten. Bijvoorbeeld voor het uitvoeren van conversies of bij het ondersteunen van onze klanten of het helpen in geval van storingen en dergelijke. Het betreft hier mogelijk privacy gevoelige gegevens.

We verwerken uw gegevens niet buiten de EU.

Wanneer wij gegevens door derden laten verwerken voldoen zij aan dezelfde, of hogere, beveiligings- en privacy standaarden dan wij. Dit is onderling afgesproken en vastgelegd in verwerkingsovereenkomsten. Categorieën ontvangers van gegevens kunnen onder andere een of meerdere van onderstaande partijen zijn:

Financiële ondersteuners, zoals administratie-, accountant- en incassobureaus.
Verzekeraars en juridische ondersteuners.
Back-upleveranciers en leveranciers van externe infrastructuren.

Wanneer u onze locaties in Heemstede, Kwadijk of Dordrecht bezoekt, wordt uw aanwezigheid vastgelegd door een camerabewakingsysteem. Dit is een zwaar middel, daar wijn wij ons van bewust. Hiervoor is een gedocumenteerde belangenafweging gemaakt. Daarmee is bepaald dat dit om een gerechtvaardigd belang gaat. Dit doen wij om u, en uw en onze eigendommen, goed te beschermen. U wordt hier door borden op geattendeerd.

Opnames worden niet voor andere doeleinden gebruikt en alleen worden verstrekt aan bevoegde autoriteiten indien noodzakelijk.

3 We bewaren gegevens niet langer dan nodig:

3.1 Gegevens over onze klanten:

Gegevens over klanten van Vertimart worden verwerkt voor het uitvoeren van klanten- en orderbeheer van Vertimart voor het uitvoeren van de overeengekomen dienstverlening. Deze gegevens worden 7 jaar bewaard conform de eisen die de fiscale wetgeving hier aan stelt.

3.2 Gegevens van onze klanten:

Gegevens van klanten van Vertimart worden alleen verwerkt conform de schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke (zijnde de klanten van Vertimart) conform Artikel 28 lid 3 van de AVG. Vertimart maakt hier onderscheid tussen conversiedata en overige gegevens.

Conversiedata heeft een bewaartermijn van één jaar na het afronden van de conversie. Een conversie is afgerond wanneer er minimaal 2 maanden geen vragen of wijzigingen zijn geweest op databaseniveau.
Bij het registreren van meldingen, kan de servicedesk schermopnames maken. Die kunnen nodig zijn om u zo goed en spoedig mogelijk te kunnen helpen. Deze schermopnames worden opgenomen in uw dossier. Drie maanden na het afronden van de melding worden deze schermopnames vernietigd.
Overige gegevens van klanten, overgehaald in verband met storingen, rapportages en andere vraagstukken hebben een bewaartermijn van 4 weken na het afronden van de melding.

3.3 Opnames camerabewaking:

De opnames van het camerabewakingsysteem worden 2 weken bewaard.

4 Wat houden we bij op onze website:

De website van Vertimart maakt gebruik van Cookies. Daarvoor wordt de bezoeker expliciet om toestemming gevraagd:

Uniek bezoekersID, deze verloopt na 13 maanden.
Tijdelijke sessiecookie voor het huidige bezoek, verloopt na 30 minuten.
Verwijzingscookie, hoe is de bezoeker op de website terecht gekomen, verloopt na 6 maanden.
Tijdelijk cookiecontrole die bepaald of de browser van de bezoeker cookies ondersteund, verloopt direct.

U kunt deze cookies verwijderen wanneer u dit naderhand wenst.

4.1 Nieuwsbrief Vertimart

Meldt u zich aan voor de nieuwsbrief van Vertimart? Dan geeft u toestemming voor het gebruik van uw gegevens voor deze nieuwsberichten en gebruiken wij uw e-mailadres uitsluitend om u deze nieuwsbrief te sturen. Wanneer u zich afmeldt voor de nieuwsbrief, wordt uw e-mailadres van onze verzendlijst verwijderd.

5 Vragen:

Als u nog vragen heeft over de gegevens die Vertimart vastlegt, of hoe wij deze gebruiken, neem dan gerust contact met ons op. Dat kan met onze FG (Functionaris Gegevensbescherming) Koen Broekens. Zijn e-mailadres is fg@vertimart.nl. Bellen kan ook: 0299-621370.

In het uitzonderlijke geval dat u het niet met hem eens kunt worden over de verwerkingen die Vertimart doet, kan u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen.